Références de l'état des lieux
Les références de l'état des lieux sont accessibles au sein d'un état des lieux.
Elles reprennent toutes les informations sur le locataire :
Pensez à compléter et vérifier ces informations systématiquement en début d'état des lieux.
Vous pouvez définir :
- la date de réalisation de l'état des lieux "Réalisé le",
- la date d'entrée dans le cas d'un état des lieux entrant, "Entrée le",
- la date de sortie dans le cas d'un état des lieux sortant, "Sortie le".
Attention !
Si le locataire indiqué n'est pas celui concerné par l'état des lieux, alors vous devez supprimer cet état des lieux :
- revenez au menu précédent,
- cliquez sur "Supprimer cet état des lieux",
- confirmez la suppression (attention vous supprimerez l'ensemble des données de cet état des lieux),
- et modifiez la fiche Logement / Locataire.
Pour plus de détails sur l'ajout d'un nouveau locataire, lisez cet article : Fiche logement / locataire
Zone "Edl réalisé par"
La zone "Edl réalisé par" indique le nom de la personne réalisant l'état des lieux pour l'organisme : votre nom.
Cette zone est normalement complétée automatiquement.
Si ce n'est pas le cas, vous pouvez la compléter manuellement.
Le nom indiqué sera repris dans les documents générés à l'issue de l'état des lieux, il permettra de créer une zone de signature en votre nom.
Zone "En présence de"
La zone "En présence de" permet d'indiquer la liste des signataires :
Le plus souvent, le signataire est déjà renseigné : c'est le locataire.
Mais parfois des cas particuliers peuvent se présenter :
- le locataire est décédé : l'état des lieux est réalisé par un tiers,
- le locataire est sous tutelle : il n'est pas seul à signer.
Dans ces cas là, vous pouvez modifier le nom ou ajouter des signataires :
Ex : "Mme MARTIN Martine et M. ADRIANO Adrien".
Pensez à bien:
- orthographier cette zone
- ajouter les civilités
- séparez les noms avec un " et "
- ne faites pas de fautes d'orthographe.
En effet, grâce au respect de ce format, Abyl EDL va savoir créer automatiquement une zone de signature pour chaque personne indiquée, avec un libellé correct, et ce dans chaque document à signer.
Zone "Motif de départ"
Lors d'un état des lieux sortant, le motif de départ doit être indiqué.
Il est déjà renseigné en fonction des informations présentes dans la gestion locative. Pensez à le vérifier et à le corriger en cas d'erreur.
Une liste déroulante des valeurs possibles vous sera proposée.
Cette liste reprend les motifs de départ actifs dans la gestion locative.
Zone "Nouvelle adresse"
Lors d'un état des lieux sortant, la nouvelle adresse du locataire doit être indiquée.
De même, si elle a été renseignée dans la gestion locative, Abyl EDL complètera la zone automatiquement.
Si elle n'est pas indiquée ou alors erronée, il vous suffit de la modifier. Pensez à bien indiquer le code postal et la ville sur une nouvelle ligne.
Zone "Remarques (avant signatures)"
Cette zone permet de préciser des remarques qui se retrouveront dans les documents à signer (état des lieux et état des réparations).
Elles seront affichées dans une zone indépendante.
Vous pouvez y indiquer par exemple :
- qu'un huissier de justice est présent lors de l'état des lieux,
- lors d'un état des lieux entrant, qu'une autorisation spéciale est donnée au locataire comme la mise en place d'une séparation sur un balcon,
- lors d'un pré-état des lieux, la date convenue pour la réalisation de l'état des lieux sortant,
- lors d'un état des lieux sortant, que le locataire rend les clés ce jour en étant informé que le loyer court jusqu'à la fin du préavis, ...
Zone "Adresse email"
Enfin pensez à bien récupérer l'adresse email du locataire si elle n'est pas indiquée :
L'adresse email, si modifiée, sera mise à jour dans la gestion locative en retour d'état des lieux. Et surtout elle permettra l'envoi des documents signés par email au locataire.